Процес роботи будь-якої організації супроводжується створенням і обробкою великої кількості всіляких документів. Перш за все, мова йде про первинну документацію. Саме вона виступає основою для ведення бухгалтерського обліку господарських операцій, оскільки складається в період виконання кожної операції або безпосередньо після її закінчення. Відповідно до нормативних вимог компаній будь-якої форми власності має забезпечити всі необхідні умови зберігання бухгалтерських документів, дотримуючись при цьому встановлених термінів.
Чинні вимоги до зберігання документів
Вимоги до зберігання документів бухгалтерського обліку регламентуються розділом 6 Положення №88. До таких вимог належить наступне:
- первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, а також баланси і звіти до моменту їх передачі в архів, повинні знаходитися в бухгалтерії в закритих ящиках або спеціально відведених приміщеннях під відповідальністю уповноважених осіб. Спеціальне приміщення — це кімната з певним температурним режимом і оптимальною вологістю, необхідними для забезпечення зберігання таких документів. Крім того, таке приміщення повинне повністю виключати можливість втрати або виносу документації без дозволу головного бухгалтера компанії;
- бланки строгої звітності повинні зберігатися в окремих приміщеннях, сейфах або шафах з металу;
- зберігання документації, що пройшла обробку та виступає основою для складання звітності, а також її оформлення і передачу в архів виконує виключно головний бухгалтер організації;
- період зберігання документів регламентується затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р.;
- видача первинної документації, облікових регістрів, звітів і балансів на руки працівників інших підрозділів здійснюється тільки з дозволу та за рішенням головного бухгалтера;
- при знищенні або втраті первинних документів і звітності, власник або директор підприємства повідомляє про це у відповідні правоохоронні органи та призначає комісію з метою з’ясування переліку документів, які відсутні та причин пропажі. До складу комісії також входять співробітники слідчих органів, державного пожежного нагляду та охорони. По завершенню роботи комісії складається спеціальний акт, який потім затверджується директором організації. Його копія в десятиденний термін відправляється в податкову, а також органу, в управлінні якого перебуває підприємство.
Всі заходи, в тому числі вилучення документації, звітності, а також її знищення здійснюється виключно відповідно до законодавства України. Ще одним важливим аспектом зберігання документів є дотримання термінів зберігання, по завершенню яких їх можна знищити.
Терміни зберігання документів
Всі документи, які з’явилися в результаті роботи організації, повинні зберігатися протягом певних термінів, прописаних в законодавстві. Питання знищення документів можна порушувати тільки після закінчення цих строків.
Частина 7 статті 9 Закону про бухгалтерський облік говорить, про те, що підприємство зобов’язане забезпечувати належні умови зберігання документації протягом усього встановленого терміну.
Знищення документів з простроченим терміном зберігання не допускається за відсутності податкової перевірки за цей час. Тому якщо перевірка не виконувалася понад 1095 днів, підприємство обов’язково повинне продовжити зберігання неперевірених документів.
«Перелік типових документів, що утворюються під час роботи органів державної влади та місцевого самоврядування» термін зберігання первинної документації становить три роки за умови завершення податкової перевірки. Якщо виникають суперечки, відкрито кримінальну справу або триває судовий процес, всі документи компанія зобов’язана зберігати до остаточного вироку. Документація, яка містить дані щодо фінансових операцій, які підлягають моніторингу, зберігаються протягом п’яти років.
Важливо враховувати, що період зберігання документів, який визначений переліком, є мінімальним і ці терміни не підлягають скороченню. Початок обчислення строків починається з першого січня нового року.
Види документів для зберігання
У загальному вигляді, вся документація, яка утворюється в ході роботи організації, виходячи з періоду зберігання, ділиться на кілька видів:
- документація постійного зберігання — можна віднести документи, які формують Національний архівний фонд;
- з певним періодом зберігання — до його завершення вся документація може бути знищена. До неї відносяться документи, які зберігаються понад 10 років і до 10 років.
Порушення підприємством терміну зберігання документації супроводжується відповідальністю у вигляді штрафу відповідно до пункту 121.1 статті 121 Податкового кодексу. Закони України, які стосуються зберігання документації бухгалтерського обліку, зобов’язані не тільки знати, але й дотримуватися всі чинні підприємства.
Варіанти зберігання документів в Києві
Після того як всі переконалися, що зберігати документи це дійсно дуже важливо, перерахуємо всі доступні способи зробити це в Києві:
- Простий варіант. Тримати все під рукою в офісі. Плюси — все поруч, моментальний доступ; мінуси — якщо компанія не молода і не дуже маленька, то з часом, кількість архівних коробок перевищить всі розумні норми.
- Дешевий варіант. Оренда гаража або підсобного приміщення. Плюси — низька вартість, чистий офіс. Мінуси — така ж низька безпека і ніякої гарантії, що гараж не заллє або не обчистять.
- Дорогий варіант. Здати на архівне зберігання документів в спеціалізоване підприємство. Плюси — це професіонали архівної справи, в разі необхідності, самі переберуть, перерахують, упакують всі документи. Мінуси — дуже дорого, до ваших бухгалтерських документів мають доступ сторонні люди. Довга процедура передачі і опису архіву.
- Оптимальний варіант. Професійний сервіс зберігання речей «Столична Кладовка». Плюси — свій персональний бокс, доступ виключно своїх співробітників в будь-який час, помірні ціни. Мінуси — вам сподобається і ви захочете тут зберігати й інші речі свого офісу, а потім і особисті!
Звертайтеся. Ми завжди відкриті для вас!
У нас доступні ціни, якісно і надійно!
